Reuniones virtuales más productivas

Actualmente las juntas digitales tienen un papel sumamente importante en las instituciones y empresas, pues debido a la contingencia, la gran mayoría de las reuniones de trabajo son a través de la tecnología.

Previo a la pandemia, las reuniones virtuales eran esporádicas realizadas en ocasiones especiales cuando algún miembro, socio o cliente se encontraba fuera de la ciudad o quizás enfermo, pero hoy en día con el trabajo remoto y las restricciones de distanciamiento social, las reuniones digitales son una actividad diaria en gran parte de las compañías.

Ahora es más común encontrarnos continuamente en juntas virtuales, a veces demasiado largas, cortas, confusas o improductivas. Pero ya sean reuniones por medio de la tecnología o presenciales, a la hora de hacerlas más funcionales y con esto menos perder el tiempo, podemos aplicar los mismos consejos.

"Se calcula que una persona con cargo gerencial, en el rubro que sea, pasa entre un 35 y un 50% de su tiempo en juntas. Estas mismas personas consideran que más de la mitad de sus reuniones son un fracaso."

Un artículo de Fast Company propone una serie de consejos para mejorar las juntas y hacerlas más efectivas para todos.

Antes de la reunión:

1.- Ten todo listo.
¿Tienes los materiales necesarios? ¿Se agendó e informó a todos? Y lo primordial es tener claro el objetivo de la reunión, lo que se desea lograr y es importante que todos los asistentes conozcan este objetivo.
2.- ¿Los colaboradores están preparados?
No siempre se requiere que los asistentes tengan sus propios materiales para una junta, pero cuando sí es necesario, hay que darles el tiempo y los recursos para que lo hagan, así como deben saber para qué van a esa reunión, qué se va a discutir y quiénes estarán presentes.
3.- Debe existir interés por la junta.
Los asistentes deben sentir algo de curiosidad, pensar que van a recibir información valiosa, que podrá resolver todas sus dudas. Si los participantes se quejan ante la perspectiva de una reunión, conviene investigar el por qué, tal vez sientan que es solo una repetición de juntas anteriores. Cualquiera que sea el motivo, es mejor saberlo antes de la junta.

Durante la junta:

4.- Menciona los puntos más importantes.
Si el propósito de una junta está claro, el lograrlo en el tiempo indicado es señal de que la reunión fue buena. Para hacerlo, hay que checar que la conversación vaya para el lado deseado, si falta algún tema por cubrir, es necesario ponerse de acuerdo para hacerlo.
5.- ¿Se está prestando atención a la junta?
Todos nos distraemos con facilidad, y lograr que el 100% de la gente esté atenta es algo complicado, lo que hay que observar es que al menos casi todos están escuchando. Para conseguirlo, hay que hablar poco y bien, dejar claro cuáles son los próximos pasos y utilizar material visual o audiovisual.
6.- Resuelve las dudas.
Si hay preguntas, es mejor contestarlas y no recurrir al “te respondo después”. Para asegurarnos de que no haya dudas, podemos cuestionar al final de cada punto a discutir.
7.- Intenta que todos hablen y participen.
Es bueno asegurarse de que todos intervengan al menos una vez durante la reunión, ten en cuenta que hay asistentes con más confianza para hablar que otros. Quien convoca a la reunión debe ser el líder de la discusión, pidiendo opinión a quienes no hayan hablado.

Después de la sesión:

8. ¿Quedaron claros los pasos a seguir?
Para asegurarte de esto, se tiene que compartir cuáles son los próximos pasos antes de dar por terminada la reunión. ¿Qué y cómo hay que hacerlo? ¿Para cuándo? ¿Quién es responsable de cada cosa, y quién va a supervisarlo?
9. Cumplir el objetivo de la junta.
Siempre hazte estas preguntas y respóndelas con honestidad. ¿La gente se fue motivada de la reunión? ¿Están trabajando con más eficiencia? Si las respuestas son afirmativas, queda claro que el objetivo se cumplió. Si no, sería mejor volver a plantearlo y seguir trabajando.
10. ¿Los asistentes sienten que la reunión fue productiva?
No hagas suposiciones, es mejor preguntar directamente a la gente cómo se sintieron, puede suceder que el gerente piense que todo salió bien y los asistentes sientan lo contrario, siempre es mejor tener feedback directo y concreto.

"De acuerdo a datos de una investigación hecha por Wolf Management Consultants, el 63% de las reuniones no cuentan con un programa o lista para llevarlas a cabo, y el 73% de los asistentes admiten que realizan otra actividad durante las juntas virtuales. "

Tener una buena sesión con tus colaboradores no es tan complicado, solo debes tomar en cuenta lo anteriormente mencionado, así como los siguientes puntos clave, que harán tus reuniones más productivas:

Que los asistentes sean solo los necesarios para el tema a tratar
Cuidar y reducir el tiempo de duración de cada junta
Captar la atención de todos desde el inicio
Seguir un programa o lista de puntos a debatir
Utilizar material visual
Dejar claro a los responsables de cada tarea
Pedir retroalimentación, para saber si ha sido efectiva

Por la situación que vivimos actualmente la tecnología se ha vuelto nuestra aliada, ya sea para realizar el trabajo desde casa, tener reuniones digitales, así como la búsqueda de empleo. En Nextline lo sabemos, es por esto que mediante nuestra plataforma inteligente 100% gratuita propiciamos apoyar a la recuperación laboral y a la reactivación de la economía, si quieres saber más información visita nuestra página nextline.mx o manda un correo a contacto@nextline.com

Marilu Nava | Comunicación periodística

By Nextline | 27 de agosto del 2020

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